In deze privacy verklaring geven wij kort uitleg over de verwerking van persoonsgegevens door Gymnastiekvereniging ILO. Voor uitgebreidere informatie verwijzen we je graag door naar het volledige privacybeleid.
Wat bedoelen wij met persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over je zeggen. Dit kan bijvoorbeeld je naam zijn, je leeftijd, of je (email)adres. Wanneer deze gegevens op zichzelf of in combinatie naar jou herleid kunnen worden, noemen we deze persoonsgegevens. Ook foto’s en filmpjes kunnen hieronder vallen.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij een relatie hebben of hebben gehad. Dit betreft in de eerste plaats onze leden en, in geval van minderjarige leden, de ouders of verzorgers van leden. Daarnaast geldt dit voor onze vrijwilligers en mensen die verbonden zijn aan een bedrijf of organisatie waar wij een relatie mee hebben.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
Vrijwilligers binnen onze vereniging die de administratie beheren en/of verantwoordelijk zijn voor communicatie zoals de penningmeester, secretaris, ledenadministratie en leidingadministratie en de applicaties die zij daarbij gebruiken. Daarnaast beschikt de leiding tijdens de les over een beperkte set gegevens voor aanwezigheidsregistratie en om contact op te kunnen nemen met ouders en/of verzorgers wanneer de noodzaak daartoe zich voordoet tijdens de les.
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Wij hebben persoonsgegevens nodig om je te kunnen inschrijven als lid, assistent of leiding. Ook voor administratieve zaken gedurende het lidmaatschap als contributie of vergoedingen verwerken wij deze gegevens. Daarnaast gebruiken wij deze gegevens soms om informatie met je te delen over onze lessen, het lidmaatschap of evenementen die wij organiseren.
Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?
Jouw gegevens worden zorgvuldig bewaard. We bewaren deze niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor we ze verwerken of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. We zorgen ervoor dat onze vrijwilligers zich bewust zijn van het belang van persoonsgegevens en hier zorgvuldig mee omspringen.
Worden persoonsgegevens gedeeld met anderen?
- Gymnastiekvereniging ILO deelt geen persoonsgegevens met derde partijen anders dan ter ondersteuning van het doel waarvoor wij de gegevens verwerken.
- Wij maken gebruik van diensten die gehost worden door derde partijen voor ondersteuning van onze administratie. Voorbeelden hiervan zijn Office 365 en onze website. Deze diensten worden gebruikt voor de opslag of verwerking van persoonsgegevens. Het is voor de betreffende partijen niet toegestaan de toevertrouwde gegevens anders te gebruiken dan voor het doel waarvoor deze toevertrouwd zijn.
- Gymnastiekvereniging ILO is aangesloten bij de KNGU. Via de KNGU zijn wij en onze leden verzekerd en mogen we o.m. muziek gebruiken in onze lessen. Daarnaast wordt ons ledenadministratiesysteem geleverd en gehost door de KNGU. Voor het lidmaatschap van de KNGU is het noodzakelijk dat persoonsgegevens worden gedeeld met de KNGU.
Kan ik mijn gegevens inzien?
Als je wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je hiervoor een verzoek indienen via Secretariaat@ILOGym.nl. Wij sturen je dan een overzicht van de gegevens die in ons bezit zijn.
Hoe gaan wij om met beeldmateriaal?
- Gymnastiekvereniging ILO maakt soms foto’s of filmopnamen tijdens lessen of evenementen. Wij delen deze met jullie via onze Facebookpagina en onze website. Wanneer je op onze website of Facebookpagina een foto of video van jezelf ziet die je verwijderd wilt hebben, dan kun je hiervoor een verzoek indienen via Secretariaat@ILOGym.nl. Meld ons om welke foto of video het gaat door middel van een link naar het betreffende bestand en wij zullen deze verwijderen van onze website en/of Facebookpagina en uit onze archieven.
- In sommige gevallen stellen wij foto’s ter beschikking voor artikelen over onze activiteiten in lokale kranten of andere publicaties. Wanneer hiervoor foto’s gemaakt worden waarop je herkenbaar in beeld kunt komen, zullen wij dit vooraf melden. Indien je niet herkenbaar wilt zijn op een dergelijke foto, kun je dat op dat moment aangeven.